Modelprogram for folkebiblioteker

Kultur styrrelsen

Realdania

foo

Den gode proces - fra nye behov til nye rum

Store, komplicerede offentlige byggeprojekter som et nyt bibliotek, involverer altid en lang række forskellige aktører, men hvem, der involveres, hvornår og hvor meget varierer fra projekt til projekt. Efter den politiske beslutning foreligger, vil politikerne altid delegere bygherrefunktionen til deres administration. Det er vigtigt, at organisationen tilgodeser, at folk med kernekompetencer er centralt placeret. Kulturchefen eller Bibliotekschefen er et godt bud på formand for bygherrefunktionen, der selvfølgelig også skal inddrage kompetencer fra Teknisk Forvaltning.

Den daglige projektledelse kan være gennemgående eller skiftende mellem forskellige projektledere alt efter, hvor i processen man befinder sig. Og så er det naturligvis afgørende for kvaliteten og funktionaliteten af det byggede, at der særligt i projektets tidlige fase skabes velfungerende koblinger mellem den ansvarlige projektledelse og de biblioteksfaglige kompetencer og brugere, som i sidste ende skal fylde biblioteket med indhold og liv.

Når I skal beslutte, om I skal bygge

Beslutningen om at bygge et nyt bibliotek træffes i bygherreorganisationen og nogle gange i flerårige strategiplaner, der ligger lang tid før selve byggeriet. Her er politikerne de centrale aktører, men også ledelsen med oplæg fra forvaltningen er væsentlige. Der skal tages mange overordnede beslutninger i denne fase, så politikere og den øverste ledelse i kommunen vil være meget synlige og aktive i processen. Derfor er det vigtigt forinden at sikre så kvalificeret et beslutningsgrundlag som muligt. I denne fase vil en typisk opgave for projektlederen være at levere analyser og andet fagligt input, som kan bidrage til at kvalificere beslutningsgrundlaget og forslag til køreplanen for den videre proces, herunder brugerinddragelse. Det er ligeledes en god ide at formulere kerneværdierne for projektet, så alle i bygherreorganisationen er enige om, hvad I ønsker at opnå med projektet. Arbejdsgangen og rollefordelingen kan skitseres som vist i nedenstående figur.

Hvis du vil se figuren i større gengivelse, kan du trykke på forstørrelsesglasset i nederste højre hjørne.

Når I er færdige med denne fase, bør resultatet være:

  • En analyse af behovet og den strategiske beslutning om, hvordan behovet imødekommes i form af en vision for jeres nye bibliotek
  • En rammesætning af projektet, der giver overblik over, hvordan I når fra vision til det færdige byggeprojekt
  • Et kommissorium for brugerinddragelsesprocessen, så det er tydeligt, hvad brugerne har indflydelse på og hvornår.

Før der træffes strategisk beslutning om at igangsætte byggeriet af et nyt bibliotek, er det vigtigt at vurdere i hvilken grad der kan skabes plads og rammer til de ønskede nye funktioner og aktiviteter inden for de eksisterende rammer. Det er ligeledes vigtigt at lave en saglig og nøgtern kalkule over, hvor stor en brugerflade et nybygget bibliotek vil kunne tiltrække, også når nyhedsværdien klinger af. 

Når I skal beslutte, hvad I skal bygge

I denne fase skal I omsætte jeres vision til konkrete ønsker og behov. Det er ofte her brugerne – i bred forstand – der sættes i spil. Det er jeres samlede erfaringer, ønsker og visioner, der i denne fase bliver til konkrete prioriteringer. Som bruger er det vigtigt at kunne genkende sine ønsker og føle ejerskab for det færdige projekt. Derfor er det vigtigt, at brugerne er med til at prioritere behov inden for de ressourcemæssige rammer, der er vedtaget. Brugerne kan udover det kommende personale eksempelvis være trofaste biblioteksbrugere, småbørnsforældre, ledere og medarbejdere fra andre kulturinstitutioner og uddannelsesinstitutioner, aktive unge, lokale kunstnere og ildsjæle. 

Resultatet af denne fase bør være:

  • At en veltilrettelagt brugerinddragelsesproces er gennemført, og at brugernes ejerskab til bygge projektet er sikret
  • At opsamlingen fra processen er tænkt sammen med udformningen af bygge-/konkurrenceprogrammet

Her kan du læse mere om den gode proces

Du kan hente mere inspiration og gode råd om både processen fra idé til ibrugtaget byggeri samt om de de aktører, der med fordel kan aktiveres undervejs i rapporten ”Fra nye behov til nye rum”. Rapporten har fokus på byggeprocessens første fire faser: forudsætningsfasen, idéfasen, programfasen og forslagsfasen. I hver fase beskrives, hvilke centrale overvejelser og beslutninger, der skal tages ift. byggeprocessen, og hvem der skal gøre hvad. Og så kan du finde tjeklister og inspiration til de enkelte faser på www.modelprogram.dk.

Bidrag selv på Facebookgruppen

Har du eksempler på eller ideer til, hvordan man sikrer en god proces omkring et nyt biblioteksbyggeri eller en større ombygning, eller har du kommentarer til artiklen, så er du meget velkommen til at bidrage på Facebookgruppen.

21. jun 2016 kl. 14:47

Dialogboksen begynder her. Du kan lukke boksen ved at trykke Accepter cookies knappen eller Enter. Knappen er det sidste element i boksen.

Accept af cookies

På modelprogrammer.kulturstyrelsen.dk bruger vi cookies til at forbedre vores hjemmeside, så den lever op til brugernes behov. Vi bruger blandt andet cookies til at føre statistik over trafikken på siden, så vi kan sikre os, at indholdet er relevant og let at finde for brugeren. Du kan til hver en tid slette cookies fra modelprogrammer.kulturstyrelsen.dk.

Læs mere om cookies på modelprogrammer.kulturstyrelsen.dk 
Cookie- og privatlivspolitik

(dialogboks slutter)